Đo lường năng suất trong đánh giá hiệu suất

Các kế toán viên có tư duy đối tác kinh doanh mạnh mẽ có thể đối mặt với những thách thức liên quan đến danh tính khi phải đối mặt với các biện pháp năng suất nghiêm ngặt.

Nhiều chuyên gia được thử thách để cải thiện năng suất của họ và cung cấp bằng chứng định lượng để quản lý và làm cho năng suất của họ tăng lên rõ rệt. Đối với kế toán, điều này có thể dẫn đến một tình thế tiến thoái lưỡng nan. 

• • Một mặt, họ cố gắng khẳng định mình là cố vấn chiến lược và đối tác cho các nhà quản lý doanh nghiệp. 
  • Mặt khác, họ đang chịu áp lực ngày càng tăng để thực hiện nhiệm vụ của mình theo những cách tiết kiệm chi phí.

Những nỗ lực của công ty nhằm hợp lý hóa các quy trình kế toán thông qua tự động hóa, tăng cường và loại bỏ các hoạt động dư thừa thường dẫn đến việc sắp xếp lại công việc kế toán thông qua thuê ngoài hoặc tạo ra các trung tâm dịch vụ dùng chung—kèm theo nhu cầu ngày càng tăng đối với các kế toán viên để chứng minh năng suất của họ một cách định lượng.

Trong bối cảnh này, chúng tôi đã có cơ hội khám phá cách các kế toán viên thiết kế và triển khai một hệ thống đo lường hiệu suất mới để đánh giá năng suất của chính họ, một hiện tượng chưa được nghiên cứu chuyên sâu. Nghiên cứu của chúng tôi, “Kế toán năng suất với tư cách (không) mong muốn: Nhận ra vai trò mâu thuẫn của các thước đo năng suất trong công việc nhận dạng của kế toán viên” (Quan điểm quan trọng về kế toán, ngày 4 tháng 8 năm 2022), xem xét câu hỏi: Làm thế nào để nhân viên kế toán trải nghiệm và phản ứng trước áp lực năng suất ngày càng tăng và chế độ đo lường tương ứng giám sát công việc của họ?

1. NGHIÊN CỨU TÌNH HUỐNG

Chúng tôi đã theo dõi cách các kế toán viên trong một công ty công nghệ đa quốc gia đang phát triển nhanh chóng đối mặt với thách thức tăng năng suất đáng kể và đưa ra những cải tiến liên tục thông qua các biện pháp nghiêm ngặt. Lúc đầu, các nhân viên kế toán sẵn sàng đối mặt với thách thức về năng suất và sẵn sàng chứng minh hiệu suất của họ thông qua các số liệu mới được phát triển. Tuy nhiên, theo thời gian, họ nhận ra rằng việc phụ thuộc vào những số liệu đó sẽ hạ thấp những gì họ làm và họ là ai (tức là danh tính nghề nghiệp của họ).

Các nhân viên kế toán trong trường hợp công ty đã phát triển danh tính đối tác kinh doanh được xây dựng dựa trên ý thức mạnh mẽ về việc thực hiện một cách chiến lược các công việc chuyên môn quan trọng và phức tạp có đóng góp đáng kể cho ban quản lý. Vai trò đầy thách thức của họ ngụ ý rằng họ thường cần thời gian và sự linh hoạt để tìm hiểu và giải quyết các vấn đề kế toán khó liên quan đến người quản lý (ví dụ: tích hợp các công ty mới mua lại hoặc thiết kế các giao dịch phức tạp với khách hàng). 

Tuy nhiên, sự tập trung mới nổi vào các biện pháp năng suất có nghĩa là các quy trình cần phải được sắp xếp hợp lý và chuẩn hóa một cách lý tưởng để được thực hiện theo cách ngày càng tiết kiệm chi phí. Do đó, công ty đã thử nghiệm các công cụ kiểm soát và kế toán (ví dụ: tính chi phí dựa trên hoạt động được hỗ trợ bởi theo dõi thời gian chi tiết ). Để đảm bảo rằng các công cụ mới có thể hoạt động bình thường, kế toán cần theo dõi tỉ mỉ các hoạt động của chúng và gắn thẻ chúng theo các danh mục được xác định trước. 

Điều này mâu thuẫn với sự hiểu biết của họ về vai trò phức tạp và nhiều mặt của họ với tư cách là đối tác kinh doanh, điều mà họ cảm thấy không thể dễ dàng diễn đạt bằng các đơn vị tiêu chuẩn hóa. Để đối phó với thách thức về năng suất, các kế toán viên ngày càng tham gia nhiều hơn vào các hoạt động nhằm đổi mới công việc của họ. Do đó, những nỗ lực để tiêu chuẩn hóa các nhiệm vụ của họ dẫn đến nhiều công việc dự án phi tiêu chuẩn hơn. Mặc dù công việc của họ ngày càng chuyển sang các nhiệm vụ đổi mới quy trình, các thước đo năng suất mới tập trung vào việc nắm bắt các hoạt động thường ngày. Nghịch lý thay, áp lực năng suất ngày càng tăng do đo lường và sự thay đổi về tính chất của nhiệm vụ công việc khiến việc đo lường năng suất trở nên khó khăn hơn. 

Các kế toán viên cuối cùng cảm thấy ngày càng khó chịu khi thể hiện hiệu suất của họ thông qua các biện pháp mới. Sự khó chịu này càng trở nên trầm trọng hơn khi các nhà quản lý kế toán ngày càng tập trung vào năng suất như một chỉ báo hiệu suất chính. Các nhân viên kế toán trong trường hợp của công ty cuối cùng bắt đầu phản đối việc đo lường năng suất và ủng hộ việc đánh giá chất lượng hơn về công việc của họ dựa trên các tường thuật về hiệu suất.

2. TÍNH TOÁN CHO KẾ TOÁN

Mặc dù các biện pháp năng suất có những lợi ích tiềm năng, nhưng nghiên cứu của chúng tôi đã chứng minh rằng việc chủ yếu dựa vào chúng có thể gây ra những hậu quả có vấn đề đối với nhân viên. Các thước đo có thể tạo ra cảm giác sai lầm về sự rõ ràng và định hướng cho hoạt động của kế toán viên. Theo nghĩa này, việc tin tưởng mạnh mẽ vào các biện pháp đó có thể tạo ra ấn tượng rằng điều quan trọng để một kế toán viên thực hiện tốt là nhấn mạnh năng suất so với các tiêu chí khác (ví dụ: sự hài lòng của khách hàng nội bộ ).

Ngoài ra, các phép đo năng suất không phải là sự thể hiện không đầy đủ về hiệu suất của kế toán viên, khiến cho tính minh bạch và khả năng so sánh của các phép đo đó trở nên khó khăn. Trong khi làm nổi bật các tiêu chí cụ thể có thể định lượng được, các phép đo năng suất bỏ qua các khía cạnh hiệu suất mà kế toán (và người quản lý) có thể coi là quan trọng hơn đối với vai trò đối tác kinh doanh nhưng có khả năng khó đo lường hơn. Theo thời gian, việc tập trung quá nhiều vào các thước đo năng suất sẽ tạo ra rủi ro là các thước đo hiệu suất đó mất đi tính liên quan.

Các học viên cao cấp (ví dụ: CFO hoặc giám đốc kế toán) phải thận trọng khi thiết kế các thước đo hiệu suất cho kế toán viên và xem xét sự phát triển mà nghề kế toán đã trải qua trong vài thập kỷ qua. Nghề kế toán đã làm việc chăm chỉ để thiết lập các thành viên của mình như những người lao động tri thức chuyên nghiệp, những người giải quyết các vấn đề chiến lược và hoạt động phức tạp trong các tổ chức.

Chỉ dựa vào các biện pháp năng suất có thể không xem xét đầy đủ những phát triển đó và đặt ra cho các kế toán viên những thách thức có thể khiến danh tính của họ với tư cách là đối tác kinh doanh trở nên mong manh. Điều này cuối cùng có thể dẫn đến sự thất vọng hoặc chống lại các thước đo hiệu quả, như nghiên cứu cho thấy. 

Nói rộng hơn, những phát hiện của nghiên cứu có ý nghĩa đối với mối quan hệ giữa thiết kế và sử dụng các thước đo năng suất và bất kỳ bản sắc nghề nghiệp nào. Như nghiên cứu điển hình đã chứng minh, các phép đo năng suất không thể nắm bắt được toàn bộ mức độ phức tạp và đa dạng của các nhiệm vụ. Do đó, khả năng định lượng hiệu suất có thể phải trả giá bằng các yếu tố không thể định lượng được mà nhân viên coi là công việc có ý nghĩa hoặc uy tín và điều đó thúc đẩy họ nhiều nhất.

Hơn nữa, đo lường hiệu suất có thể lấn át nguyện vọng của nhân viên để thực hiện công việc có ý nghĩa như vậy. Phù hợp với cụm từ “những gì bạn đo lường là những gì bạn nhận được”, trọng tâm của nhân viên có thể chuyển sang các hoạt động có thể đo lường được và tránh xa những nhiệm vụ quan trọng về mặt chiến lược và hoạt động mà hệ thống đo lường không nắm bắt được. 

Các nhà quản lý cấp cao nên ghi nhớ nguyện vọng nghề nghiệp của nhân viên và luôn cảnh giác với các giới hạn của phép đo. Điều này có nghĩa là tạo ra một nền văn hóa hiệu suất trong đó các thước đo năng suất không được tuân theo một cách mù quáng như sự thật thuần túy và khách quan mà là nơi mọi người được khuyến khích tiếp tục phê phán những gì các thước đo theo dõi, khuyến khích và thúc đẩy. Điều này rất quan trọng để tránh tác dụng phụ gây rối loạn chức năng của các biện pháp đo lường năng suất, chẳng hạn như nhân viên mất động lực làm việc và cho rằng họ không được đánh giá đúng giá trị, bị đánh giá không công bằng hoặc bị cản trở trong nguyện vọng nghề nghiệp của họ.

Cuối cùng, các phép đo năng suất là một công cụ không thể được coi là giá trị bề mặt mà là đầu vào để thảo luận và phản ánh. Mặt khác, các hoạt động nâng cao năng suất quan trọng có thể bị giảm bớt và các phép đo năng suất có thể tạo ra tác động ngược lại với những gì chúng dự định thực hiện một cách nghịch lý.

THAM KHẢO ƯU ĐÃI KHÓA HỌC