FP&A có thể giải quyết một số thách thức chính trong việc lập kế hoạch dòng tiền bằng cách nào?

Lập kế hoạch dòng tiền có thể trông có vẻ đơn giản. Trong blog này, chúng tôi xem xét điều gì khiến việc lập kế hoạch dòng tiền trở thành một thách thức và vai trò của FP&A trong việc tăng cường lập kế hoạch dòng tiền.

Những thay đổi trong môi trường bên ngoài và bên trong khiến các tổ chức khó lập kế hoạch cho dòng tiền của mình hơn.

• Sự phức tạp trong kinh doanh gia tăng

Bản chất thay đổi của cạnh tranh và tốc độ nhanh chóng của tiến bộ công nghệ đã gây ra sự gia tăng số lượng các mô hình kinh doanh, kênh tiếp cận thị trường và danh mục sản phẩm và dịch vụ khác nhau. Điều này đã buộc các tổ chức phải bắt tay vào một hành trình chuyển đổi đồng thời gây khó khăn cho việc điều chỉnh kế hoạch dòng tiền để trở nên linh hoạt và linh hoạt hơn.

• Sự tự mãn nội tại

Đặc điểm này có thể đặc biệt rõ ràng ở các tổ chức lớn có nhiều công ty con, nơi tiền mặt chưa bao giờ là vấn đề và do đó ban quản lý thiếu tư duy có ý thức về tiền mặt. Miễn là kế hoạch được phê duyệt trong quá trình lập ngân sách, người ta cho rằng sẽ có sẵn tiền mặt. Điều này gây khó khăn cho tổ chức trong việc cam kết đóng vai trò mang tính xây dựng hơn trong việc lập kế hoạch dòng tiền.

• Nhận thức thấp hoặc không có

Mặc dù các tổ chức đã trở nên minh bạch hơn trong việc truyền đạt hiệu suất lợi nhuận so với kế hoạch, nhưng điều này lại không xảy ra đối với dòng tiền. Sự thiếu tầm nhìn này, kết hợp với các mục tiêu toàn tổ chức không tập trung vào tiền mặt, dẫn đến sự không quan tâm tương đối đến dòng tiền. Nó có thể được tóm tắt là “khuất mắt, khôn coi”.

• Thiếu sự phối hợp trong lĩnh vực tài chính

Mặc dù bộ phận tài chính chịu trách nhiệm báo cáo và lập kế hoạch dòng tiền chính xác nhưng sự hợp tác giữa bộ phận ngân quỹ và nhóm Lập kế hoạch và phân tích tài chính (FP&A) ở nhiều tổ chức còn hạn chế. Trên thực tế, trách nhiệm thường được phân chia giữa các chức năng phụ về tài chính. Ví dụ, kế toán có xu hướng phụ trách việc thu tín dụng và kiểm kê, trong khi chi tiêu vốn nằm trong phạm vi kiểm soát kinh doanh. Bất kỳ sự thiếu phối hợp nào giữa tất cả các chức năng phụ này của tài chính sẽ khiến việc lập kế hoạch trở nên kém hiệu quả và khó khăn.

• Quy trình kém hoặc cứng nhắc

Nếu không có các tiêu chuẩn và thủ tục rõ ràng cho quy trình dòng tiền thì việc thu thập thông tin liên quan cần thiết để lập kế hoạch sâu sắc sẽ là một thách thức. Các quy trình này bao gồm thu tín dụng, thanh toán cho nhà cung cấp, đối chiếu ngân hàng, phê duyệt vốn đầu tư và thanh lý tài sản.

• Hệ thống không đầy đủ

Hầu hết việc lập kế hoạch dòng tiền được thực hiện trên bảng tính trong các mô hình cũ được cập nhật thông qua quy trình lịch sử lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, khi độ phức tạp tăng lên, việc phụ thuộc vào các mô hình như vậy sẽ đi kèm với tất cả các rủi ro thường xuyên liên quan đến bảng tính. Hệ thống quản lý ngân quỹ (TMS) hoặc mô-đun lập kế hoạch dòng tiền được tích hợp vào phần mềm lập kế hoạch tài chính có thể giảm bớt nhiều rủi ro này. Chúng cũng có thể mang lại sự linh hoạt tốt hơn và tăng khả năng hiển thị. Tuy nhiên, có một chi phí liên quan do yêu cầu triển khai và bảo trì một hệ thống phức tạp như vậy.

FP&A chịu trách nhiệm cho toàn bộ chu kỳ lập kế hoạch của tổ chức, bao gồm cả hiệu suất tài chính và tổ chức. Mặc dù trọng tâm chính là báo cáo lãi lỗ, FP&A có thể thực hiện các bước sau để nâng cao mức độ ưu tiên của dòng tiền và giúp giải quyết một số thách thức đã đề cập trước đó.

• Thúc đẩy những thay đổi trong ưu đãi

Bất kỳ số liệu nào được đặt làm mục tiêu khuyến khích đều phải được đo lường và lập kế hoạch. Ý tưởng là điều này sẽ thu hút được nhiều sự chú ý của ban quản lý hơn. Điều đó có nghĩa là FP&A nên hợp tác chặt chẽ với đội ngũ lãnh đạo và nhân sự khi các kế hoạch khuyến khích được thiết kế hoặc thay đổi. FP&A nên giới thiệu yếu tố dòng tiền phù hợp cho các mục tiêu nếu có thể.

• Thúc đẩy sự hợp tác với các chức năng phụ tài chính khác

Việc thu hút sự tham gia của những người khác khi xác định mô hình phù hợp để lập kế hoạch dòng tiền và khi thống nhất về các sản phẩm bàn giao cho chu trình lập kế hoạch dòng tiền là rất quan trọng. Đặc biệt, bộ phận ngân quỹ và kế toán nên tham gia vào giai đoạn thiết kế và yêu cầu của bất kỳ việc triển khai hệ thống nào. Nhóm FP&A cần đảm bảo rằng họ được mời tham gia bất kỳ cuộc họp nào liên quan đến dòng tiền do các bộ phận chức năng phụ khác tổ chức vì sự tham gia sẽ dễ dàng tạo ra hơn nhiều khi nó là một phần của nhịp độ và chu kỳ thông thường. Trên hết, việc được mời tham gia các cuộc họp khác cho phép FP&A chủ động mời những người khác tham gia các cuộc họp lập kế hoạch của riêng họ.

• Nắm quyền sở hữu cải tiến quy trình

FP&A có thể hỗ trợ bằng cách đảm bảo các quy trình tiền mặt quan trọng phù hợp với mục đích. Nó bao gồm những quy trình được đề cập trước đó và các quy trình đầu cuối khác như đặt hàng thành tiền mặt (OTC) và mua hàng để thanh toán (PTP). FP&A cũng có thể đảm bảo rằng các yếu tố thiết kế quy trình cần thiết được xem xét trước trong quy trình lập kế hoạch dòng tiền. Vì các quy trình này có thể sẽ do hoạt động tài chính và kế toán chỉ đạo nên FP&A có thể đảm bảo nhu cầu của họ được xem xét trong giai đoạn thiết kế.

• Cải thiện khả năng hiển thị và tính minh bạch của kết quả dòng tiền

Bằng cách chú ý đến việc phát triển dòng tiền trong tất cả các cuộc thảo luận về quản lý hiệu suất và các hoạt động truyền thông khác của tổ chức, ban quản lý sẽ cải thiện khả năng hiển thị dòng tiền. Nó sẽ giúp tập trung, đặc biệt là trong cộng đồng tài chính, vào những thiếu sót trong các quy trình hoặc hệ thống hiện có cần được khắc phục.

Bằng cách đảm bảo rằng việc lập kế hoạch dòng tiền hiệu quả và hiệu quả, FP&A sẽ có thể chuyển từ vai trò người gác cổng sang cố vấn kinh doanh đáng tin cậy.