Triển khai hiệu quả Phân tích dữ liệu trong kiểm toán nội bộ

Việc ứng dụng phân tích dữ liệu trong Kiểm toán nội bộ (KTNB) đang được nhân rộng những năm gần đây. Những bước tiến trong việc thu thập và lưu trữ dữ liệu chúng ta đang thấy cùng với sự phát triển của các kỹ thuật ngày càng phức tạp, cho thấy ngày càng có nhiều chức năng kiểm toán nội bộ tìm cách xây dựng khả năng phân tích dữ liệu.

Tuy nhiên, việc triển khai khả năng phân tích dữ liệu hiệu quả không chỉ liên quan đến công nghệ và dữ liệu thu thập được. Để thành công, đòi hỏi bạn cần có một sự thay đổi toàn diện trong chức năng KTNB bao gồm phát triển các kỹ năng của kiểm toán viên nội bộ, điều chỉnh mô hình hoạt động KTNB và thay đổi tổng thể về cách thức và cách tiếp cận khi kiểm toán.

Bài viết giới thiệu 10 Mẹo hữu hiệu hàng đầu, giúp mang đến kinh nghiệm thực tế về cách triển khai hiệu quả chiến lược phân tích dữ liệu KTNB.

Tại sao chúng ta cần tập trung vào việc phân tích dữ liệu?

Có hai lý do chính khiến việc chuyển sang sử dụng phân tích dữ liệu được Giám đốc điều hành, Trưởng ban kiểm soát và Trưởng ban kiểm toán chú trọng trong vài năm trở lại đây, đó là;

• Phân tích dữ liệu cho phép chúng ta mở rộng đáng kể phạm vi kiểm toán. Điều này áp dụng trong cả các cuộc kiểm toán riêng lẻ (thông qua kiểm định tổng thể) lẫn trong các kế hoạch kiểm toán tổng quát (vì công việc kiểm toán đã dần mang tính liên tục trong việc xem xét dữ liệu để xác định việc kiểm soát các  yếu điểm tiềm năng). Tóm lại, chúng ta có thể tối ưu việc xử lý mà không tốn hoặc ít tốn chi phí hơn.
• Sử dụng phân tích dữ liệu giúp tăng mức độ tương tác của bên được kiểm toán ở mọi cấp độ. Từ đó, việc phân tích mang lại những hiểu biết cặn kẽ và đưa ra kết quả là làm tăng giá trị của bên được kiểm toán. Điều này hỗ trợ chúng ta trình bày kết quả một cách tinh vi hơn thông qua các công cụ trực quan. Không chỉ dừng lại ở trình bày kết quả công việc, nếu hoàn thành tốt, bên được kiểm toán có thể thẩm vấn dữ liệu, thậm chí thiết lập nguồn cấp dữ liệu trực tiếp của riêng họ để theo dõi liên tục. Do đó, giá trị không nằm ở một thời điểm mà là cả quá trình. Tóm lại, việc hiểu biết cặn kẽ sẽ dẫn đến kết quả kinh doanh tốt hơn.

Hy vọng rằng, việc đọc bài viết này sẽ cho bạn thấy được việc phân tích dữ liệu có thể nâng cao hiệu quả công việc kiểm toán của bạn. Bạn có thể là người đã tham gia cuộc hành trình này, cung cấp thông tin chi tiết dựa trên phân tích cho Hội đồng quản trị nơi bạn làm việc, hoặc đơn giản chỉ là bạn muốn bắt đầu một hành trình mới. Dù bạn đang ở giai đoạn nào, chúng tôi mong rằng những lời khuyên dưới đây sẽ giúp bạn tiến tới mục tiêu bạn đề ra.

10 mẹo hữu hiệu hàng đầu để triển khai phân tích kiểm toán

10 mẹo dưới đây đều được đưa ra dựa trên kinh nghiệm mà tôi đã có khi làm việc với các đồng nghiệp để cung cấp việc phân tích dữ liệu cho các tổ chức mà tôi đã làm việc. (Tác giả Jonathan Chapman).

Mẹo 1	Đừng lên kế hoạch lớn mà hãy bắt đầu từ những kế hoạch nhỏ, vừa thử nghiệm vừa học hỏi.
Mẹo 2	Đừng để bị kéo vào vòng xoáy công nghệ, hãy tìm cách sử dụng những gì đã có sẵn.
Mẹo 3	Truy cập dữ liệu là rất quan trọng – hãy thương lượng về việc truy cập ngay từ đầu.
Mẹo 4	Hợp tác với các đồng nghiệp của bạn – Hãy tư duy độc lập.
Mẹo 5	Nâng cao kỹ năng của các kiểm toán viên ở mọi cấp độ (bao gồm cả bạn và Giám đốc điều hành kiểm toán).
Mẹo 6	Đảm bảo trách nhiệm giải trình thông qua quản lý hiệu suất làm việc.
Mẹo 7	Mở rộng giao tiếp và tán dương những thành công của bạn.
Mẹo 8	Gắn phần xem xét phân tích dữ liệu vào các phần trong phương pháp đánh giá của bạn.
Mẹo 9	Xây dựng năng lực bản thân một cách bền vững.
Mẹo 10	Tiếp cận đa ngành (đôi khi được gọi là Kết hợp) là cách hiệu quả nhất.

Mẹo 1: Đừng lên kế hoạch lớn mà hãy bắt đầu từ những kế hoạch nhỏ, vừa thử nghiệm vừa học hỏi.

Theo kinh nghiệm của tôi, phân tích dữ liệu (PTDL) thành công không đến từ việc triển khai một kế hoạch lớn, mà bắt đầu từ quy mô nhỏ, thử nghiệm và học hỏi. Từ đây, ta sẽ xem xét điều gì hoạt động tốt với tổ chức của bạn. Để nhận được hỗ trợ từ Hội đồng quản trị và ban lãnh đạo điều hành, hãy cho họ thấy những hiểu biết cặn kẽ mà bạn có được từ việc phân tích, cũng như khả năng tiến xa hơn với việc tăng cường đầu tư nguồn lực và công nghệ.

Điều này trái với lý thuyết trong việc trả trước và yêu cầu liên quan đến ngân sách lớn. Cách tiếp cận này cho phép thí điểm khi bạn chọn một lĩnh vực công việc cần tiến hành kiểm toán và giới thiệu một số phương pháp PTDL cho công việc này.

Đây phải là lĩnh vực mà bạn có thể tương đối dễ dàng truy cập vào dữ liệu bạn cần. Và có lẽ, bạn cần một đối tượng được kiểm toán, người sẽ ủng hộ việc kiểm toán nội bộ và sẵn sàng làm việc với bạn để có một cuộc thử nghiệm thành công. Tôi nhận thấy có thể tạo ra nhiều thành công hơn và nếu chuyển giao theo cách này, ta sẽ tạo ra được động lực.

Việc xây dựng thư viện các nghiên cứu điển hình về PTDL cũng rất tốt, giúp bạn giới thiệu thành tựu của mình với các giám đốc điều hành trên toàn doanh nghiệp. Nhờ vậy, bạn sẽ dễ nhận được sự hỗ trợ của họ cho việc mở rộng hoạt động PTDL. Tôi gọi đây là cách tiếp cận thử nghiệm, chia sẻ và gây ấn tượng.

Mẹo 2: Đừng để bị kéo vào vòng xoáy công nghệ, hãy tìm cách sử dụng những gì đã có sẵn.

Đáng buồn là tôi đã lãng phí thời gian đáng kể trong các cuộc họp về PTDL, nơi chúng tôi đã thảo luận về công nghệ tiềm năng có sẵn để thực hiện công việc PTDL, trong khi đáng ra chúng ta có thể sử dụng thời gian đó tốt hơn bằng công nghệ mà mình đang có và bắt đầu với việc PTDL hoạt động. Bước quan trọng trong hành trình phân tích dữ liệu là thiết lập công nghệ phù hợp mà tổ chức của bạn đã có.

Tại một tổ chức mà tôi đã làm việc, trong vài tuần, chúng tôi đã tìm rất nhiều công nghệ sẵn sàng để sử dụng. Điều này được thực hiện bằng cách tương tác với bộ phận CNTT để xem họ biết gì về các công nghệ tại nơi làm việc.

Tuy nhiên, một điều mà bộ phận CNTT không hề hay biết, chúng tôi tìm thấy các công cụ sẵn có khác thông qua mạng lưới kinh doanh của mình. Mặc dù hầu hết các công cụ sẽ không được Kiểm toán viên nội bộ phát triển, nhưng chúng có thể dễ dàng điều chỉnh để áp dụng trong bộ phận. Vì vậy, hãy tìm hiểu những gì có sẵn và đưa quyền truy cập cho nhóm của bạn để họ có thể bắt đầu tìm tòi xem nó có thể dùng trong việc PTDL không.

Hãy nhớ rằng, thông thường chỉ cần có Excel là đủ. Tất nhiên, khả năng phân tích dữ liệu của TeamMate Analytics cho Kiểm toán có thể giúp bạn đạt được những bước tiến lớn trong phân tích được tích hợp hoàn toàn vào công việc kiểm toán của bạn trên hệ thống TeamMate.

Mẹo 3: Truy cập dữ liệu là rất quan trọng – hãy thương lượng về việc truy cập ngay từ đầu.

Sau khi tiến hành, bạn sẽ cần xem xét quyền truy cập dữ liệu để đảm bảo rằng tiến trình của bạn không bị cản trở. Bạn không thể truyền tải hiệu quả các PTDL cặn kẽ nếu bạn không có quyền truy cập vào dữ liệu liên quan. Tuy nhiên, bạn cần tập trung vào cách thực hiện điều này khi bạn mở rộng ra ngoài các thử nghiệm ban đầu sang một cách tiếp cận có hệ thống hơn.

Khi tăng số lượng phân tích đang thực hiện, bạn sẽ muốn tự hỏi bản thân những câu hỏi thực sự quan trọng mang tính hệ thống và làm thế nào dữ liệu có thể giúp bạn thực hiện điều này. Dữ liệu trong tổ chức của bạn được lưu trữ ở đâu và sơ đồ về những dữ liệu này có dễ tìm kiếm cho tất cả các kiểm toán viên không? Bạn cũng có thể phải đối mặt với sự phản đối trong tổ chức về việc liệu bạn có được phép truy cập vào dữ liệu nhạy cảm, đặc biệt là trong các lĩnh vực như dữ liệu nhân sự và khách hàng hay không. Rõ ràng là bạn sẽ cần chứng minh các biện pháp kiểm soát thích hợp để quản lý tính bảo mật của dữ liệu này. Điều quan trọng là bạn phải làm tốt điều này vì nó sẽ gây tổn hại đến danh tiếng của bạn nếu bạn có bất kỳ hình thức vi phạm dữ liệu nào.

TeamMate có thể trợ giúp bạn ngay lúc này, vì bạn đã biết TeamMate an toàn, cho nên việc nắm giữ dữ liệu phân tích trong hệ thống kiểm toán cốt lõi của bạn sẽ giúp bạn đảm bảo rằng mình đang nắm quyền kiểm soát. Khi đã hoàn thành việc này, bạn có thể thiết lập các giao thức truy cập dữ liệu đơn giản mà tất cả các bên đều hỗ trợ để đảm bảo rằng việc truy cập trong tương lai diễn ra nhanh chóng và đơn giản. Bạn cũng có thể phải nhờ giám đốc điều hành của doanh nghiệp tham gia nếu sự vẫn còn vấp phải sự phản đối. Giám đố c Hành chính (CAO) của bạn có thể cần phải tham gia với Giám đốc điều hành (CEO), CRO, HRD để giải quyết vấn đề này. Tại bước này, phần chia sẻ và gây ấn tượng trong chiến lược của bạn là rất quan trọng. Nếu CEO đã nhìn thấy tiềm năng trong việc bạn làm ở một lĩnh vực khác, rất có thể họ sẽ ủng hộ việc bạn tiếp cận dữ liệu.

Đừng quên đảm bảo kiểm toán viên của bạn có quyền truy cập “chỉ đọc” vào các hệ thống của tổ chức chính, chẳng hạn như rủi ro và nhân sự, để cho phép họ sử dụng những hệ thống này liên tục. Điều này không yêu cầu thiết lập nguồn cấp dữ liệu hoặc các công cụ phân tích, chỉ cần có quyền tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu để xem những gì đang diễn ra trong khu vực đang được xem xét. Quyền truy cập chỉ đọc này là mộr khía cạnh mà tôi nghĩ là chưa được tận dụng một cách nghiêm túc trong các chiến lược phân tích.

Mẹo 4: Hợp tác với các đồng nghiệp của bạn – Hãy tư duy độc lập.

Tôi đã dành thời gian tiếp xúc với rất nhiều kiểm toán viên, những người ngần ngại hợp tác với doanh nghiệp dưới bất kỳ hình thức nào, viện dẫn điều lệ kiểm toán và nhu cầu độc lập hoàn toàn khỏi hoạt động tuyến thứ nhất và thứ hai. Tôi đồng ý rằng sự độc lập của chúng ta với tư cách là kiểm toán viên nội bộ là rất quan trọng. Chúng ta cần phải khách quan trong tất cả những gì chúng ta làm. Tuy nhiên, tôi không tin rằng sự độc lập có nghĩa là chúng tôi không thể hợp tác chặt chẽ với doanh nghiệp. Một trong những lĩnh vực đó là xác định và phát triển các khả năng PTDL.

Hầu hết các tổ chức hiện có một số mục đích chiến lược để phát triển việc sử dụng dữ liệu của họ. Điều này có nghĩa là có sự đầu tư đáng kể vào khả năng phân tích ở dòng thứ nhất và thứ hai, cùng với nhiều bộ phận kiểm toán nội bộ đang thực hiện công việc một cách xuất sắc. Cũng rất hợp lý khi tất cả những người quan tâm đến hoạt động phân tích đều có thể đến với nhau để chia sẻ ý tưởng, công nghệ và dữ liệu vì lợi ích của doanh nghiệp. Ví dụ: điều này còn có thể đồng nghĩa với việc chúng ta sẽ phát triển một kho dữ liệu dùng chung mà tất cả đều có thể truy cập, cùng đầu tư vào một trong nhiều công cụ phân tích trên thị trường, làm việc cùng nhau trong một dự án để thiết lập khả năng thường trực để phân tích tập dữ liệu của công ty hoặc trực tiếp, để kiểm toán nội bộ, chia sẻ các phân tích mà chúng tôi đã phát triển để áp dụng lâu dài trong doanh nghiệp nhằm giúp họ đảm bảo các biện pháp kiểm soát của họ đang hoạt động liên tục. Hãy tìm những người quan tâm đến lĩnh vực này trong doanh nghiệp của bạn và tham gia với họ để chia sẻ, học hỏi và tiến bộ.

Mẹo 5: Nâng cao kỹ năng của các kiểm toán viên ở mọi cấp độ (bao gồm cả bạn và Giám đốc điều hành kiểm toán CAE).

Mấu chốt trong nhóm nằm ở kỹ năng xác định thời điểm sử dụng phân tích và cách thực hiện. Analytics không còn là đặc quyền của một số ít người nữa mà là năng lực cốt lõi của tất cả các kiểm toán viên. Điều này cần được phản ánh trong cách tiếp cận tuyển dụng và phát triển cho nhóm của bạn. Tôi rất mong đợi các kỹ năng PTDL từ tất cả những người mới tuyển dụng và kiểm tra điều này bằng một số dạng bài tập nghiên cứu tình huống. Điều này cho phép bạn kiểm tra cả suy nghĩ của người mà bạn đang phỏng vấn (tức là liệu họ có thể nhìn thấy cơ hội sử dụng phân tích) và kỹ năng sử dụng một số kỹ thuật phân tích đơn giản hay không.

Bạn có biết rằng nhân viên mới của bạn am hiểu về dữ liệu không? Bạn cũng sẽ cần phải xem lại khung năng lực Kiểm toán nội bộ của mình (nếu có) để chỉ ra các kỹ năng và kiến ​​thức mà kiểm toán viên của bạn cần phải có để thành công trong lĩnh vực này. Khuôn khổ phải rõ ràng về các kỹ năng cần thiết bao gồm các lĩnh vực như thao tác dữ liệu, phân tích thống kê, mã hóa (ít nhất là với một số người), trực quan hóa dữ liệu và trình bày.

Điều này có nghĩa là bạn sẽ cần phải đào tạo chi tiết cho các nhóm về tư duy và kỹ năng PTDL mà bạn cần. Các chương trình như thế ngày càng phổ biến trong đó tất cả các kiểm toán viên trong một bộ phận cùng nhau thực hiện, bao gồm cả Giám đốc điều hành kiểm toán trưởng và Giám đốc kiểm toán, để xây dựng sự hiểu biết chung và động lực xung quanh việc quản lý và PTDL.

Khi nói đến những nhân viên của mình, bạn cũng cần thành thật với bản thân về việc bạn đang thiếu sót kỹ năng nào. Kiến thức và kỹ năng PTDL được sắp xếp rất cao sau đó, và nếu bạn là một nhân viên trong bộ phận kiểm toán nội bộ tương đối nhỏ, bạn có thể không xây dựng được năng lực chuyên sâu. Bạn sẽ cần phải dựa vào các nguồn chuyên môn khác bao gồm hỗ trợ kinh doanh và tư vấn bên ngoài. Những điều này có thể cho phép bạn bổ sung cả năng lực và khả năng của thành viên nhóm.

Mẹo 6: Đảm bảo trách nhiệm giải trình thông qua quản lý hiệu suất làm việc.

Điều quan trọng cần đảm bảo là mọi người phải chịu trách nhiệm về việc thúc đẩy việc sử dụng PTDL. Nếu bạn muốn đạt được việc sử dụng phân tích trên phạm vi rộng, điều quan trọng là phải bao gồm phần thưởng và sự công nhận vào hệ thống quản lý hiệu suất của bạn. Một tổ chức mà tôi đã hợp tác đảm bảo rằng tất cả mọi người, ngay thông qua chức năng kiểm toán nội bộ, đều có mục tiêu rõ ràng về việc sử dụng PTDL trong công việc kiểm toán và toàn bộ phận này có mục tiêu về tỷ lệ phần trăm công việc kiểm toán để triển khai các phân tích đơn giản và kiểm toán phức tạp hơn công việc đã được xem xét và ký duyệt bởi chức năng QA.

Khi mà việc này còn khá thô sơ, nó nhấn mạnh điểm quan trọng và mọi người nên tìm kiếm cách để sử dụng PTDL đặc hữu trong các hoạt động của bộ phận. Việc này đã đạt được thành công đáng kể và giờ đây PTDL được tích hợp vào tất cả những gì mà bộ phận này thực hiện, và đang mang lại kết quả về các phát hiện kiểm toán, giám sát kinh doanh liên tục và triển khai kiểm toán các khả năng phân tích đã phát triển thành dòng thứ nhất và thứ hai giúp họ sử dụng như một phần của hoạt động quản lý kiểm soát hàng ngày.

Mẹo 7: Mở rộng giao tiếp và tán dương những thành công của bạn.

Có nhiều cách để bạn có thể ăn mừng thành tích của mình và mỗi tổ chức sẽ có văn hóa và cách tiếp cận riêng để chia sẻ thành công. Tại một tổ chức mà tôi làm việc, chúng tôi đã chuẩn bị một bộ nghiên cứu điển hình kéo dài sáu tháng về những thành công của cuộc kiểm toán. Tại sự kiện lãnh đạo kiểm toán kéo dài sáu tháng, chúng tôi đã trình bày những thông tin tóm tắt về thành công trong 3-5 phút và được bầu chọn là khoảnh khắc đáng tự hào nhất bởi CEO, chủ tịch và các thành viên của ủy ban kiểm toán.

Một buổi tối tuyệt vời cho nhóm, nhưng cũng là cơ hội để ủy ban kiểm toán và CEO có thể nhìn thấy giá trị mà chúng tôi đã thêm vào và năng lượng mà chúng tôi đã mang lại cho công việc của mình. Những nghiên cứu điển hình này không phải tất cả đều dựa trên PTDL, nhưng những gì chúng tôi thấy theo thời gian là ngày càng có nhiều nghiên cứu dựa trên phân tích làm động lực và hỗ trợ cho sáng kiến PTDL.

Mẹo 8: Gắn phần xem xét phân tích dữ liệu vào các phần trong phương pháp đánh giá của bạn.

Điều quan trọng là bạn thực sự biến việc sử dụng PTDL trở thành một phần chọn không tham gia “chứ không phải “chọn tham gia” trong phương pháp kiểm tra của mình. Tại các giai đoạn quan trọng của quá trình đánh giá (có thể coi là “trạm thu phí”), kiểm toán viên phải chỉ ra lý do tại sao không thể sử dụng PTDL thay vì chọn sử dụng nó. Phương pháp chọn không tham gia này sẽ tập trung tâm trí của nhóm kiểm toán nội bộ vào việc tìm kiếm các cơ hội PTDL ở tất cả các giai đoạn và tăng tỷ lệ các cuộc đánh giá sử dụng phân tích.”

Mẹo 9: Xây dựng năng lực bản thân một cách bền vững.

Rất dễ dàng, kiểm toán liên tục, tập hợp một bảng tính để phân tích một số dữ liệu. Tuy nhiên, điều này sẽ không thể sử dụng lại được trong tương lai. Khuyến khích kiểm toán viên của bạn khi phát triển phân tích cần lưu ý đến việc tái sử dụng trong quá trình xây dựng, cho dù đó là thông qua Excel, trong TeamMate hoặc sử dụng phần mềm khác như PowerBi và Python. Quá trình này sẽ khá mất thời gian, vì sẽ yêu cầu thiết lập theo cách để sau người vào sau có thể tiếp cận được trong tương lai, nhưng lợi ích của việc này mang lại cho bộ phận sẽ lâu dài hơn. Cân nhắc dành thời gian vào cuối mỗi lần đánh giá để nhóm làm sạch các số liệu phân tích và lưu trữ nó trong một thư viện PTDL được tổ chức tốt. Các nhóm PTDL trung tâm có thể trợ giúp ở giai đoạn này nếu bạn có đủ quy mô để thực hiện. Họ có thể đi đầu trong việc đảm bảo hệ thống hóa này được thực hiện khi phân tích được sử dụng và cũng phát triển các tập lệnh kiểm định được định cấu hình trước và đảm bảo các thư viện được thiết lập duy trì tốt và hữu hiệu.

Mẹo 10: Tiếp cận đa ngành (đôi khi được gọi là Kết hợp) là cách hiệu quả nhất.

Mẹo này bao gồm tất cả các cách bạn thiết lập mô hình hoạt động để PTDL. Một số bộ phận lớn hơn đã dành riêng các nhóm có nguồn lực tốt để cung cấp phân tích, nhưng ngày càng có nhiều bộ phận áp dụng phương pháp Kết hợp, trong đó sẽ có một nhóm nhỏ chuyên gia làm việc cùng với các kiểm toán viên tuyến đầu, những người đã được đào tạo và khuyến khích sử dụng phương pháp phân tích. Sự kết hợp này cho phép các khả năng trở nên phổ biến và công việc phân tích được thâm nhập sâu hơn vào hoạt động kiểm toán thay vì đơn thuần là công việc được thực hiện trong một đơn vị trung tâm riêng biệt.

---

Chẳng có giải pháp nào là tức thời cho việc phát triển và thực hiện thành công chiến lược PTDL. Tuy nhiên, chúng tôi hy vọng rằng những mẹo nêu trên sẽ là chất xúc tác hữu ích cho công việc của bạn khi bạn xem xét các điều kiện cần phù hợp để đạt được động lực cho hoạt động PTDL. Chúc may mắn!

Nguồn: Wolter Skluwer