Kiểm soát nội bộ là gì?
Kiểm soát nội bộ là các quy trình kế toán và kiểm toán được sử dụng trong bộ phận tài chính của công ty nhằm đảm bảo tính toàn vẹn của báo cáo tài chính và tuân thủ quy định.
Kiểm soát nội bộ giúp các công ty tuân thủ luật pháp và các quy định, đồng thời ngăn ngừa gian lận. Họ cũng có thể giúp cải thiện hiệu quả hoạt động bằng cách đảm bảo rằng ngân sách được tuân thủ, các chính sách được tuân thủ, tình trạng thiếu vốn được xác định và các báo cáo chính xác được tạo ra cho lãnh đạo.
CHÌA KHÓA RÚT RA
|
Hiểu về Kiểm soát Nội bộ
Kiểm soát nội bộ đã trở thành một chức năng kinh doanh quan trọng đối với mọi công ty Hoa Kỳ kể từ sau vụ bê bối kế toán vào đầu những năm 2000. Trước những hành vi sai trái như vậy của công ty, Đạo luật Sarbanes-Oxley năm 2002 đã được ban hành để bảo vệ các nhà đầu tư khỏi các hoạt động kế toán gian lận và để cải thiện tính chính xác và độ tin cậy của các thông tin công bố của công ty.
Điều này đã ảnh hưởng sâu sắc đến quản trị doanh nghiệp. Luật pháp khiến các nhà quản lý chịu trách nhiệm báo cáo tài chính và tạo ra một dấu vết kiểm toán. Các nhà quản lý bị kết tội không thiết lập và quản lý kiểm soát nội bộ đúng cách sẽ phải đối mặt với các hình phạt hình sự nghiêm trọng.
Ý kiến của kiểm toán viên đi kèm với báo cáo tài chính dựa trên việc kiểm toán các thủ tục và hồ sơ được sử dụng để lập báo cáo tài chính. Là một phần của cuộc kiểm toán, kiểm toán viên bên ngoài sẽ kiểm tra các quy trình kế toán và kiểm soát nội bộ của công ty và đưa ra ý kiến về tính hiệu quả của chúng.
Tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ
Kiểm toán nội bộ đánh giá các biện pháp kiểm soát nội bộ của công ty, bao gồm các quy trình kế toán và quản trị doanh nghiệp. Các biện pháp kiểm soát nội bộ này có thể đảm bảo việc tuân thủ luật pháp và các quy định cũng như việc thu thập dữ liệu và báo cáo tài chính chính xác và kịp thời. Chúng giúp duy trì hiệu quả hoạt động bằng cách xác định các vấn đề và sửa chữa các sai sót trước khi chúng được phát hiện trong một cuộc kiểm toán bên ngoài.
Kiểm toán nội bộ đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động của công ty và quản trị công ty, giờ đây Đạo luật Sarbanes-Oxley năm 2002 đã buộc các nhà quản lý phải chịu trách nhiệm pháp lý về tính chính xác của báo cáo tài chính.
Không có hai hệ thống kiểm soát nội bộ nào giống hệt nhau, nhưng nhiều triết lý cốt lõi liên quan đến tính liêm chính tài chính và thông lệ kế toán đã trở thành thông lệ quản lý tiêu chuẩn. Mặc dù chúng có thể tốn kém nhưng các biện pháp kiểm soát nội bộ được thực hiện đúng cách có thể giúp hợp lý hóa các hoạt động và tăng hiệu quả hoạt động, bên cạnh việc ngăn ngừa gian lận.
Các thành phần của kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ của một công ty nên bao gồm các thành phần sau:
| Môi trường kiểm soát | Môi trường kiểm soát thiết lập cho tất cả nhân viên tầm quan trọng của tính chính trực và cam kết phát hiện và loại bỏ tận gốc những hành vi không phù hợp, kể cả gian lận. Một hội đồng quản trị và ban quản lý tạo ra môi trường này và dẫn đầu bằng ví dụ. Ban quản lý phải thiết lập các hệ thống nội bộ và nhân sự để tạo thuận lợi cho các mục tiêu của kiểm soát nội bộ. |
| Đánh giá rủi ro | Một công ty phải thường xuyên đánh giá và xác định tiềm năng hoặc sự tồn tại của rủi ro hoặc tổn thất. Dựa trên kết quả của những đánh giá như vậy, có thể triển khai trọng tâm và mức độ kiểm soát bổ sung để đảm bảo ngăn chặn rủi ro hoặc theo dõi rủi ro trong các lĩnh vực liên quan. |
| Giám sát | Một công ty phải giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ của mình để đảm bảo khả năng tồn tại liên tục. Bằng cách đó, nó có thể đảm bảo, cho dù thông qua cập nhật hệ thống, bổ sung nhân viên hay đào tạo nhân viên cần thiết, khả năng kiểm soát nội bộ liên tục hoạt động khi cần thiết. |
| Thông tin/Giao tiếp | Thông tin chắc chắn và giao tiếp nhất quán rất quan trọng trên hai mặt. Đầu tiên, sự rõ ràng về mục đích và vai trò có thể tạo tiền đề cho việc kiểm soát nội bộ thành công. Thứ hai, tạo điều kiện cho sự hiểu biết và cam kết thực hiện các bước có thể giúp nhân viên thực hiện công việc của họ một cách hiệu quả nhất. |
| Các hoạt động kiểm soát: | Những hoạt động này liên quan đến các quy trình, chính sách và các chuỗi hành động khác nhằm duy trì tính toàn vẹn của kiểm soát nội bộ và tuân thủ quy định. Chúng liên quan đến các hoạt động phòng ngừa và thám tử. |
Kiểm soát phòng ngừa so với kiểm soát thám tử
Kiểm soát nội bộ thường bao gồm các hoạt động kiểm soát như ủy quyền, tài liệu, hòa giải, bảo mật và phân chia nhiệm vụ. Chúng được chia thành các hoạt động phòng ngừa và thám tử.
Các hoạt động kiểm soát phòng ngừa nhằm mục đích ngăn chặn sai sót hoặc gian lận xảy ra ngay từ đầu và bao gồm các hoạt động thực hành ủy quyền và tài liệu kỹ lưỡng. Việc tách biệt các nhiệm vụ, một phần quan trọng của quy trình này, đảm bảo rằng không một cá nhân nào có thể cho phép, ghi lại và chịu trách nhiệm quản lý một giao dịch tài chính và tài sản kết quả. Ủy quyền hóa đơn và xác minh chi phí là kiểm soát nội bộ.
Ngoài ra, kiểm soát nội bộ phòng ngừa bao gồm hạn chế quyền truy cập vật lý vào thiết bị, hàng tồn kho, tiền mặt và các tài sản khác.
Kiểm soát thám tử là các thủ tục dự phòng được thiết kế để nắm bắt các mục hoặc sự kiện đã bị bỏ qua bởi tuyến phòng thủ đầu tiên. Ở đây, hoạt động quan trọng nhất là đối chiếu, được sử dụng để so sánh các tập dữ liệu. Hành động khắc phục được thực hiện khi tìm thấy sự khác biệt trọng yếu. Các kiểm soát thám tử khác bao gồm kiểm toán bên ngoài từ các công ty kế toán và kiểm toán nội bộ tài sản như hàng tồn kho.
Hạn chế của kiểm soát nội bộ
Bất kể các chính sách và thủ tục được thiết lập bởi một tổ chức, kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý rằng thông tin tài chính của công ty là chính xác.
Hiệu quả của kiểm soát nội bộ có thể bị hạn chế bởi sự đánh giá của con người. Ví dụ: một doanh nghiệp có thể cung cấp cho nhân sự cấp cao khả năng vượt qua kiểm soát nội bộ vì lý do hiệu quả hoạt động.
Hơn nữa, kiểm soát nội bộ có thể bị phá vỡ thông qua thông đồng, trong đó nhân viên có hoạt động công việc thường được phân tách bằng kiểm soát nội bộ, làm việc bí mật cùng nhau để che giấu hành vi gian lận hoặc hành vi sai trái khác.
Tại sao kiểm soát nội bộ lại quan trọng?
Kiểm soát nội bộ là các cơ chế, quy tắc và thủ tục được thực hiện bởi một công ty để đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin tài chính và kế toán, thúc đẩy trách nhiệm giải trình và ngăn ngừa gian lận. Bên cạnh việc tuân thủ luật pháp và các quy định cũng như ngăn chặn nhân viên ăn cắp tài sản hoặc thực hiện hành vi gian lận, kiểm soát nội bộ có thể giúp cải thiện hiệu quả hoạt động bằng cách cải thiện tính chính xác và kịp thời của báo cáo tài chính.
Đạo luật Sarbanes-Oxley năm 2002, được ban hành sau vụ bê bối kế toán vào đầu những năm 2000, tìm cách bảo vệ các nhà đầu tư khỏi các hoạt động kế toán gian lận và cải thiện độ chính xác và độ tin cậy của các thông tin công bố của công ty.
2 loại kiểm soát nội bộ là gì?
Kiểm soát nội bộ được chia thành các hoạt động phòng ngừa và phát hiện. Các hoạt động kiểm soát phòng ngừa nhằm mục đích ngăn chặn sai sót hoặc gian lận xảy ra ngay từ đầu và bao gồm các hoạt động thực hành ủy quyền và tài liệu kỹ lưỡng. Kiểm soát thám tử là các thủ tục dự phòng được thiết kế để nắm bắt các mục hoặc sự kiện đã bị bỏ qua bởi tuyến phòng thủ đầu tiên.
Một số biện pháp kiểm soát nội bộ phòng ngừa là gì?
Việc tách biệt các nhiệm vụ, một phần quan trọng của quy trình kiểm soát nội bộ phòng ngừa, đảm bảo rằng không một cá nhân nào có thể cho phép, ghi lại và chịu trách nhiệm giám sát một giao dịch tài chính và tài sản phát sinh. Ủy quyền hóa đơn, xác minh chi phí, hạn chế quyền truy cập vật lý vào thiết bị, hàng tồn kho, tiền mặt và các tài sản khác là những ví dụ về kiểm soát nội bộ phòng ngừa.
Thám tử kiểm soát nội bộ là gì?
Thám tử kiểm soát nội bộ cố gắng tìm ra các vấn đề trong quy trình của công ty khi chúng đã xảy ra. Chúng có thể được sử dụng theo nhiều mục tiêu khác nhau, chẳng hạn như kiểm soát chất lượng, ngăn chặn gian lận và tuân thủ pháp luật. Ở đây, hoạt động quan trọng nhất là đối chiếu, so sánh các tập dữ liệu. Các kiểm soát thám tử khác bao gồm kiểm toán nội bộ và bên ngoài.
Điểm mấu chốt
Kiểm soát nội bộ là rất quan trọng để đảm bảo tính toàn vẹn của hoạt động của công ty và độ tin cậy của thông tin tài chính mà họ báo cáo. Đạo luật Sarbanes-Oxley năm 2002 đã thúc đẩy kiểm soát nội bộ sau những vụ bê bối như vụ bê bối liên quan đến Enron và WorldCom để bảo vệ các nhà đầu tư khỏi gian lận kế toán doanh nghiệp.
Sự thành công của kiểm soát nội bộ có thể bị hạn chế bởi những nhân viên cắt giảm hoạt động kiểm soát vì mục tiêu hiệu quả hoạt động và bởi những nhân viên hợp tác với nhau để che giấu gian lận.
CẦN THÊM THÔNG TIN? CHÚNG TÔI Ở ĐÂY ĐỂ HỖ TRỢ BẠN