AI trong Kế toán: Hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hiệu quả và giảm áp lực nhân sự

Trong thời đại công nghệ tài chính phát triển mạnh mẽ, AI đang trở thành một công cụ đắc lực giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kế toán, nâng cao khả năng phân tích dữ liệu và hỗ trợ ra quyết định tài chính. Sự kết hợp giữa AI và kế toán không chỉ giúp giảm tải các công việc lặp đi lặp lại mà còn giúp kế toán viên tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược có giá trị cao hơn.

Hiện nay, các doanh nghiệp đang tìm kiếm những giải pháp công nghệ để hỗ trợ đội ngũ tài chính tinh gọn hơn và có tư duy chiến lược cao hơn. Theo khảo sát CFO Pulse 2024 của Personiv, 83% lãnh đạo cấp cao cho biết họ đang gặp khó khăn trong việc tuyển dụng nhân sự kế toán, tăng đáng kể so với mức 63% vào năm 2020. Điều này cho thấy nhu cầu về các giải pháp hỗ trợ như AI ngày càng tăng.

Bên cạnh đó, AI không chỉ giúp tự động hóa quy trình mà còn đóng vai trò hỗ trợ kế toán viên trong việc phân tích dữ liệu và đưa ra dự báo tài chính chính xác hơn. Theo báo cáo của Mordor Intelligence, AI trong kế toán dự kiến đạt tốc độ tăng trưởng kép hàng năm (CAGR) 32% đến năm 2028, cho thấy tiềm năng to lớn của công nghệ này trong ngành tài chính – kế toán.

AI – Công cụ hỗ trợ đắc lực cho kế toán viên

AI mang lại nhiều lợi ích quan trọng giúp kế toán viên làm việc hiệu quả hơn, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ. Thay vì thay thế vai trò của con người, AI đóng vai trò như một trợ lý thông minh giúp kế toán viên tập trung vào các phân tích chiến lược và tư vấn tài chính.

Phân tích dữ liệu theo thời gian thực

Trước đây, kế toán viên thường mất nhiều thời gian xử lý dữ liệu tài chính theo phương pháp thủ công, dễ dẫn đến chậm trễ và sai sót. AI giúp tự động hóa quy trình này, cung cấp dữ liệu theo thời gian thực và hỗ trợ kế toán viên đưa ra quyết định nhanh chóng hơn.

Công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) có thể phân tích dữ liệu phi cấu trúc từ email, hóa đơn và chứng từ tài chính để trích xuất thông tin quan trọng. Nhờ đó, kế toán viên dễ dàng tiếp cận các chỉ số tài chính cốt lõi như dòng tiền, công nợ và doanh thu mà không cần thao tác thủ công trên bảng tính.

Cải thiện chất lượng ra quyết định

AI có khả năng phát hiện các mối quan hệ phức tạp giữa các biến số tài chính mà con người khó nhận diện. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định tối ưu về phân bổ nguồn lực, đầu tư và chiến lược tài chính.

Bên cạnh đó, AI giúp nhận diện rủi ro tài chính sớm hơn. Ví dụ, hệ thống kế toán tích hợp AI có thể phân tích dòng tiền theo thời gian thực, hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra dự báo chính xác hơn và tối ưu hóa việc quản lý thanh khoản.

Ứng dụng AI vào phát hiện gian lận

Ứng dụng AI trong phát hiện gian lận giúp giảm thiểu rủi ro tổn thất tài chính và bảo vệ uy tín doanh nghiệp. Các thuật toán AI có thể nhận diện điểm bất thường và sự sai lệch trong dữ liệu, chẳng hạn như chênh lệch giữa các sổ ghi chép hoặc giao dịch đáng ngờ, giúp phát hiện các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng xảy ra.

Phần mềm kế toán tích hợp AI có thể giám sát giao dịch tài chính theo thời gian thực và cảnh báo khi phát hiện giao dịch bất thường, chẳng hạn như các khoản chi vượt ngưỡng quy định hoặc thực hiện ngoài giờ làm việc thông thường. Thuật toán máy học còn có thể phân tích dữ liệu tài chính lịch sử để xác định các mô hình gian lận, tham ô hoặc các hoạt động đáng ngờ khác.

Hỗ trợ kê khai thuế và quản lý hóa đơn

AI giúp doanh nghiệp tự động tổng hợp và phân tích dữ liệu tài chính để kê khai thuế chính xác hơn, đồng thời đảm bảo tận dụng được các chính sách khấu trừ hợp lệ. Ngoài ra, AI còn tối ưu hóa quy trình lập hóa đơn và thu hồi công nợ bằng cách phân tích hành vi thanh toán của khách hàng, giúp doanh nghiệp cải thiện dòng tiền và giảm rủi ro nợ xấu.

Ứng dụng AI trong kế toán: Những lưu ý quan trọng

Việc triển khai AI trong kế toán cần có chiến lược phù hợp để tối ưu hóa hiệu quả và đảm bảo tích hợp suôn sẻ vào hệ thống tài chính hiện có. Dưới đây là một số nguyên tắc quan trọng giúp doanh nghiệp ứng dụng AI thành công:

Bắt đầu từ những quy trình nhỏ

Thay vì triển khai AI trên quy mô lớn ngay từ đầu, doanh nghiệp nên thử nghiệm với các dự án nhỏ, dễ quản lý để giảm rủi ro và đánh giá hiệu quả. Điều này giúp kiểm chứng tính khả thi của giải pháp AI, điều chỉnh phù hợp trước khi mở rộng quy mô.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng cách ứng dụng AI vào tự động nhập liệu cho một phòng ban hoặc một quy trình kế toán cụ thể. Khi hệ thống hoạt động ổn định, có thể mở rộng sang các nghiệp vụ kế toán khác. Cách tiếp cận này cũng giúp thuyết phục đội ngũ nhân sự về lợi ích của AI, tạo động lực để đầu tư sâu hơn vào công nghệ.

Chọn công cụ AI phù hợp

Không phải mọi công cụ AI đều phù hợp với mọi doanh nghiệp. Một số giải pháp được thiết kế riêng cho từng nghiệp vụ kế toán cụ thể. Do đó, doanh nghiệp cần lựa chọn công cụ tích hợp tốt với quy trình tài chính hiện có, giúp tăng năng suất thay vì tạo ra thêm sự phức tạp.

Hãy tìm kiếm những giải pháp AI được thiết kế cho ngành nghề hoặc nhu cầu kế toán của doanh nghiệp. Kiểm tra khả năng tương thích với hệ thống dữ liệu hiện có và đánh giá liệu phần mềm có thể mở rộng khi doanh nghiệp phát triển hay không. Ngoài ra, cân nhắc chi phí đầu tư so với lợi ích thực tế mà AI mang lại.

Đảm bảo chất lượng dữ liệu đầu vào

AI chỉ có thể đưa ra những phân tích chính xác nếu dữ liệu đầu vào có chất lượng cao. Do đó, doanh nghiệp cần thiết lập các tiêu chuẩn dữ liệu, đảm bảo quy trình làm sạch, chuẩn hóa và xác minh dữ liệu trước khi đưa vào hệ thống AI.

Ví dụ, nếu dữ liệu hóa đơn của nhà cung cấp bị thiếu sót hoặc không đồng nhất, hệ thống AI có thể không phát hiện được các hóa đơn giả mạo do kẻ gian mạo danh. Để đảm bảo chất lượng dữ liệu, doanh nghiệp cần xác định rõ nguồn dữ liệu đầu vào, áp dụng các quy trình xác minh và kiểm tra tự động nhằm đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu tài chính.

Giám sát và điều chỉnh liên tục

AI không phải lúc nào cũng hoàn hảo. Nếu không được giám sát chặt chẽ, AI có thể đưa ra những phân tích sai lệch, ảnh hưởng tiêu cực đến quyết định tài chính của doanh nghiệp.

Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp sử dụng AI để tự động xử lý hóa đơn, cần theo dõi mức độ chính xác của dữ liệu trích xuất từ AI so với dữ liệu do kế toán viên nhập thủ công. Nếu có sự chênh lệch, doanh nghiệp cần kiểm tra nguyên nhân và điều chỉnh thuật toán để cải thiện độ chính xác của AI.

Việc giám sát liên tục giúp tối ưu hóa khả năng của AI theo thời gian, đảm bảo doanh nghiệp tận dụng tối đa công nghệ này để nâng cao hiệu quả kế toán.

AI – Cộng sự đắc lực trong kế toán hiện đại

AI không thay thế kế toán viên mà đóng vai trò như một công cụ hỗ trợ mạnh mẽ, giúp tinh gọn quy trình làm việc, giảm tải áp lực và nâng cao hiệu quả tài chính. Việc ứng dụng AI cho phép doanh nghiệp khai thác tối đa dữ liệu, kiểm soát chi phí tốt hơn và đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác hơn.

Những doanh nghiệp biết tận dụng công nghệ này không chỉ nâng cao hiệu suất kế toán mà còn biến bộ phận tài chính thành trung tâm phân tích chiến lược, góp phần thúc đẩy tăng trưởng bền vững và nâng cao lợi thế cạnh tranh trong bối cảnh kinh doanh đầy biến động.