6 Khuyến Nghị Hoạt Động Cho Các Ủy Ban Kiểm Toán Trong “Trạng Thái Bình Thường Mới”

Các khuyến nghị hoạt động cho các ủy ban kiểm toán được công bố bởi Ban Giám đốc Điều hành Liên đoàn Kế toán Quốc tế IFAC và Hiệp hội Kiểm toán Nội bộ Hoa Kỳ IIA.

Sự tác động toàn cầu của virus corona COVID-19 đang làm dịch chuyển nhu cầu cũng như mong đợi của các bên liên quan và dần tạo ra những  hoàn cảnh hoàn toàn mới, trong đó các tổ chức phải suy nghĩ, lập kế hoạch và vận hành hoạt động. Và khi các doanh nghiệp tiến triển để thích ứng với “trạng thái bình thường mới” thì cơ cấu và quy trình quản trị cũng phải điều chỉnh tương tự để duy trì.

Trong giai đoạn không chắc chắn tăng cao và kéo dài , sự đóng góp của các ủy ban kiểm toán trong hoạt động quản trị là đặc biệt quan trọng. Ở thời điểm thích hợp, các ủy ban kiểm toán được thành lập như một phần mở rộng của hoạt động giám sát do các cơ quan quản lý thực hiện, nhằm đảm bảo tính liêm chính, minh bạch và trách nhiệm. Bằng cách cung cấp sự giám sát độc lập của kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập, cùng với chức năng tài chính và kế toán, ủy ban kiểm toán đã gia tăng khả năng cung cấp thông tin uy tín và đáng tin cậy được sử dụng làm căn cứ cho việc ra quyết định. Điều này đảm bảo quản lý cấp cao, cơ quan  quản lý và các bên liên quan ngoài doanh nghiệp nhận được sự đảm bảo khách quan và hiểu biết sâu sắc về các khía cạnh quan trọng của hoạt động tổ chức, bao gồm quản trị rủi ro, hiệu suất, báo cáo rủi ro, các kiểm soát liên quan và các quy trình quản lý chủ chốt khác.

Rủi ro phát sinh từ sự không chắc chắn. Các sự kiện gần đây đã  cho thấy những điều kiện bên ngoài có thể biến động, và các  ảnh hưởng gây ra có thể đột ngột và tàn phá. Ủy ban kiểm toán phải có khả năng dành ưu tiên để đối phó với các mối đe dọa và nguy cơ mới, trong khi tiếp tục theo dõi và giải quyết các rủi ro thường gặp. Để đối phó với những rủi ro mới và ngày càng gia tăng trong các lĩnh vực như gian lận, an ninh mạng, sức khỏe và an toàn,  vận hành, khả năng thanh toán và tính liên tục trong hoạt động kinh doanh, sự quan tâm là cần thiết nhằm đảm bảo tính toàn vẹn liên tục của môi trường kiểm soát khi các thỏa thuận tạm thời, giải pháp thay thế và các biện pháp khác đang được tiến hành thực hiện. Các ủy ban kiểm toán phải thận trọng, nhanh nhẹn, kỷ luật và có sự  kết nối. Điều đó sẽ cho phép họ thấu hiểu một cách kịp thời và chặt chẽ về môi trường hoạt động phát triển không ngừng và thể hiện sự tin tưởng trong báo cáo,  công khai thông tin cũng như phù hợp với các kỳ vọng về sự tuân thủ, lập pháp và đạo đức nghề nghiệp.

Chúng tôi kêu gọi các ủy ban kiểm toán dự đoán và đề xuất các biện pháp khắc phục đối với những tình huống do COVID-19 tạo ra bằng cách xem xét 6 khuyến nghị dưới đây. Những khuyến nghị này được thiết kế để tối ưu hóa vai trò cốt yếu của ủy ban kiểm toán trong quản trị, giám sát và tạo ra các giá trị lâu dài. Theo nhiều khía cạnh, đây không phải là những kỳ vọng mới nhưng đã thể hiện những nguyên tắc có tầm quan trọng đối với tất cả các tổ chức trong tương lai gần.

1. Cập nhật thông tin: Duy trì sự hiểu biết kịp thời và rõ ràng về môi trường hoạt động liên tục phát triển và nó có thể tác động như thế nào đến các mục tiêu và hiệu suất của tổ chức.

Các ủy ban kiểm toán cần thiết lập và duy trì sự hiểu biết chắc chắn về tất cả các lĩnh vực dễ gặp rủi ro, từ các mục tiêu chiến lược đến các hoạt động quản trị. Các quy trình giám sát và  horizon-scanning (là một kỹ thuật để phát hiện các dấu hiệu ban đầu của những sự phát triển quan trọng tiềm ẩn thông qua việc kiểm tra một cách có hệ thống các mối đe dọa và cơ hội tiềm ẩn) phải đáng tin cậy, giải quyết được các rủi ro thường gặp  cũng như rủi ro mới phát sinh, và kỹ thuật giao tiếp nhanh là điều cần thiết.

2. Tương tác và cộng tác: Áp dụng cách tiếp cận đa ngành để thực hiện giám sát hoạt động kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập thông qua giao tiếp và hợp tác linh động.

Các ủy ban kiểm toán có trách nhiệm giám sát tổng thể, bao gồm kiểm soát báo cáo tài chính và phi tài chính, áp dụng các chính sách kế toán và đo lường thích hợp, bổ nhiệm và hoạt động của kiểm toán viên độc lập, lập kế hoạch và thực hiện kiểm toán nội bộ. Điều quan trọng cần lưu ý là các cách tiếp cận này phải có sự phù hợp với các ưu tiên của cơ quan chủ quản và đảm bảo công bố thông tin đầy đủ, kịp thời về các vấn đề cần cơ quan chủ quản quan tâm. Ủy ban kiểm toán cũng cần phải tương tác với các ủy ban khác, đặc biệt là những nơi tập trung vào rủi ro, vấn đề đạo đức, thù lao, chiến lược và kế hoạch kinh doanh, như là một phương tiện quan trọng để mở rộng chuyên môn, chia sẻ hiểu biết sâu sắc và tăng cường sự gắn kết. Tích cực tham gia và tương tác sẽ nâng cao tính minh bạch cho các bên liên quan, cả nội bộ lẫn bên ngoài tổ chức.

3. Tận dụng kiến thức chuyên môn sẵn có. Tìm kiếm nơi đảm bảo về chất lượng và độ tin cậy để đưa ra lời khuyên và phản hồi đối với các đánh giá của ban lãnh đạo về những rủi ro tiến hóa không ngừng trong tổ chức và những lược đồ rủi ro.

Đối với các ủy ban kiểm toán, để duy trì giám sát chặt chẽ các phản ứng của ban lãnh đạo đối với các rủi ro dù là thường gặp hoặc mới hay đang phát sinh, họ phải được tiếp cận với nhiều lựa chọn chuyên môn và ý kiến sáng suốt. Các ủy ban nên tận dụng sự chứng thực từ các Giám đốc tài chính (CFO) và các chức năng tài chính, những người có trách nhiệm chuyên môn về các khía cạnh quản lý rủi ro, cũng như các đại diện khác của phía quản lý, và đặc biệt tin tưởng vào tư vấn độc lập có đảm bảo và khách quan của kiểm toán viên nội bộ và kiểm toán viên độc lập.

4. Thúc đẩy cải tiến liên tục. Khuyến khích đổi mới và thay đổi để giải quyết các lỗ hỏng và xây dựng khả năng phục hồi, tăng cường theo đuổi việc tạo ra giá trị.

Các nghiệp vụ quản lý rủi ro hiệu quả sẽ đề cập đến khả năng xảy ra, mức độ tác động, khả năng phục hồi và khả năng ứng phó với các hoàn cảnh thay đổi. Khi mức độ rủi ro tăng cao thì các phản ứng đối với rủi ro nên được thiết kế để cho phép chấp nhận rủi ro và ra quyết định thành công hơn là kìm hãm sự tiến bộ, đổi mới. Trong một số  phạm vi, các biện pháp kiểm soát có thể được giảm bớt hoặc loại bỏ để tránh việc kém hiệu quả và nhằm tối ưu hóa hiệu suất. Các ủy ban đánh giá có thể khuyến khích quản lý cấp cao và  cơ quan chủ quản duy trì cải tiến bằng cách đưa ra các cơ hội được xác định thông qua kiểm toán.

5. Suy nghĩ bao quát. Áp dụng quan điểm tổng quan về tổ chức và môi trường của tổ chức đối với cả mục tiêu tài chính và phi tài chính, xem xét mối quan hệ với các tổ chức khác, sự phụ thuộc lẫn nhau về phía nội bộ lẫn bên ngoài và yếu tố con người là tối quan trọng.

Cuộc khủng hoảng COVID-19 đã chứng minh cách mà các tổ chức liên kết với nhau, với môi trường bên ngoài và nguồn tài nguyên hữu hạn được chia sẻ – bao gồm cả  nhân sự, điều mà tất cả tổ chức đều phụ thuộc. Tính bền vững và thành công trong tương lai của các tổ chức phụ thuộc vào sự thay đổi cơ bản trong tư duy để cung cấp thông tin một cách hiệu quả cho việc lập kế hoạch, vận hành và báo cáo. Ủy ban kiểm toán được bố trí phù hợp để:

• Tác động đến suy nghĩ và hành vi của cơ quan chủ quản.
• Theo dõi và đánh giá các tác động về tài chính, xã hội và môi trường cũng như các cơ hội để tạo ra giá trị lâu dài.
• Hỗ trợ tạo dựng và duy trì giá trị cho các bên liên quan bằng cách sử dụng các thước đo hiệu suất, giá trị và rủi ro tài chính, phi tài chính.
• Đánh giá sự kết nối và nhất quán giữa thông tin trong báo cáo tài chính và công khai thông tin, đồng thời cung cấp sự giám sát đối với báo cáo của công ty ở phạm vi vĩ mô hơn.

6. Nắm bắt công nghệ: Tối ưu hóa hiệu suất của ủy ban kiểm toán thông qua việc sử dụng công nghệ và phương thức làm việc linh hoạt.

Làm việc từ xa có thể sẽ vẫn là một khía cạnh quan trọng của các tổ chức trong tương lai gần. Kiểm toán viên hoạt động từ xa sẽ đánh giá các quy trình từ xa và gửi báo cáo của họ cho các ủy ban kiểm toán thông qua các cuộc họp trực tuyến thay vì trực tiếp. Các ủy ban có thể khai thác các giải pháp công nghệ để tối đa hóa các tương tác này nhưng họ vẫn phải làm việc chăm chỉ để xây dựng các mối quan hệ cởi mở và đáng tin cậy. Công nghệ là một yếu tố thúc đẩy sự linh hoạt, khả năng tiếp cận, và cần được sử dụng một cách thông minh để tăng năng suất và hiệu quả, bên cạnh đó, các ủy ban vẫn phải lưu ý về giá trị của sự tương tác trực tiếp giữa con người với nhau.

###

Việc  áp dụng các khuyến nghị này có thể đòi hỏi các tổ chức phải củng cố và hoàn thiện các thỏa thuận quản trị, bao gồm cả việc xác định rõ hơn các vai trò tương ứng của cơ quan quản lý và cấp dưới quyền, ban quản trị, kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập. Điều này có thể dẫn đến những cải tiến trong các hoạt động quản trị rủi ro và kiểm soát nội bộ.

Tác động của COVID-19 có thể sẽ được thấy rõ trong nhiều năm, hầu hết các tổ chức sẽ tiếp tục trải qua các mức độ không ổn định khác nhau. Không ai có thể dự đoán chính xác những gì sẽ xảy ra trong tương lai, nhưng các ủy ban kiểm toán có thể hỗ trợ tốt nhất cho tổ chức và các bên liên quan của họ thông qua sự cảnh giác, khả năng thích ứng và phương thức sử dụng đầy đủ các nguồn lực cũng như thông tin có sẵn.

Với sự góp phần tạo ra tài liệu này, IFAC và Hiệp hội IIA gửi lời cảm ơn đến các thành viên của Ủy ban kiểm toán toàn cầu đã dành thời gian và chuyên môn của họ để hỗ trợ chúng tôi. Báo cáo liên quan về nội dung này có thể được tìm thấy tại đây.